Terug naar kantoor? Gebruik deze vijf tips

Terug naar kantoor? Gebruik deze vijf tips
9/14/2021

De versoepelingen komen in zicht en zo ook de terugkeer naar kantoor. Om die zo goed mogelijk te laten verlopen, staan hier de vijf handvatten op een rij.

Foto: Unsplash

1. Gebruik een reboardingsschema

Met een reboardingsschema geef je jezelf het juiste overzicht om de terugkeer naar kantoor in goede banen te leiden. Zo weet je precies waar je het accent op moet leggen per fase en per doelgroep. Of je als bedrijf in de beginfase van reboarding zit of in een later stadium: dit schema geeft weer wat je als medewerker, als team en als management kunt doen en welke vragen je kunt stellen aan jezelf, je team of de medewerkers. 

Je kunt het schema ook hier downloaden Terug naar kantoor - schema.  

2. Neem deze hygiënemaatregelen tegen het coronavirus

Een goede hygiëne blijft ontzettend belangrijk bij het voorkomen van verspreiden van het coronavirus. Uiteraard wil je niet dat jouw personeel ziek wordt. Bovendien ben je het aan het personeel verplicht om hen zo gezond mogelijk hun werk te laten verrichten. Hieronder gemakkelijke tips:

  • Breng in kaart wie de risicogroepen zijn onder de medewerkers.
  • Maak afspraken met het schoonmaakbedrijf.
  • Zorg voor opgeruimde bureaus en werkplekken.
  • Desinfecteer ook voertuigen of andere middelen die gebruikt worden.
  • Zorg voor goede handhygiëne.
  • Zorg voor schoon servies.
  • Plaats afsluitbare prullenbakken.
  • Geef mee dat handen schudden achterwege blijft.

3. Ken de regels rondom reiskostenvergoeding in tijden van corona

De regeling voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is sinds het uitbreken van de coronacrisis al een aantal keren met een paar maanden verlengd. Het blijft raadzaam om een plan klaar te hebben liggen, voor het geval de regeling daadwerkelijk per 1 januari 2022 afloopt. Dat is ook het geval als je van plan bent om werknemers voortaan sowieso meer thuis te laten werken.

Inventariseer daarvoor 1) welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en 2) wat hun reispatroon gaat zijn na de datum waarop de regeling afloopt. Bepaal vervolgens a) welke werknemers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding en b) met welke werknemers andere afspraken moeten worden gemaakt.

Maak je per 1 januari (of eerder) andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren), dan moet je een wijziging vastleggen in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Ook moet je ervoor zorgen dat het feitelijk mogelijk is om nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.

4. Voer een thuiswerkregeling in

Veel medewerkers werken momenteel geheel of gedeeltelijk thuis. Nu de zomervakantie voorbij is, kan het zo zijn dat een grote groep werknemers (voornamelijk) thuis wil blijven werken. Deze zaken kun je in een thuiswerkregeling opnemen:

  • in welke functies (of functiegroepen) werknemers thuis kunnen werken;
  • het aantal dagen dat werknemers thuis kunnen werken (bijvoorbeeld maximaal twee dagen per week of de helft van de werktijd om te voorkomen dat werknemers op al te grote afstand van hun werk komen te staan);
  • bereikbaarheid/tijdstippen;
  • werkruimte-inrichting door de werkgever, vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling;
  • hoe de controle op de werkplek plaatsvindt, arbeidsomstandigheden;
  • vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en -middelen;
  • eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens;
  • eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, et cetera).

5. Houd arboproof thuiswerkplekken op je radar

De combinatie van op kantoor aanwezig zijn en thuiswerken is voor veel werknemers het nieuwe normaal. Met dit nieuwe normaal komen verschillende vragen naar boven om het hybride werken beleid goed neer te zetten. Wellicht moet je ook na corona een arboproof thuiswerkplek bieden en de huidige thuiswerkplekken arboproof houden.

Terug