Reiskostenvergoeding: dit verandert er per 1 januari 2021

Reiskostenvergoeding: dit verandert er per 1 januari 2021
12/14/2020

Voor werkgevers die een vaste reiskostenvergoeding betalen aan werknemers is er per 1 januari werk aan de winkel.

Vanaf 1 januari 2021 vervalt namelijk de 'coulanceregeling' voor de vaste reiskostenvergoeding die sinds de coronamaatregelen vanaf maart gold. De 'oude' regels rond de vaste reiskostenvergoeding gaan dan weer gelden.

Omdat veel werknemers sinds het uitbreken van de coronacrisis een ander reispatroon hebben, zullen veel werkgevers daarom per 2021 opnieuw moeten inventariseren 1) welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en 2) wat hun reispatroon zal zijn in 2021. Aan de hand van dit overzicht moet je vervolgens bepalen a) welke werknemers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding en b) met welke werknemers andere afspraken moeten worden gemaakt.

Nieuwe afspraken per 1 januari over reiskosten

Maak je per 1 januari andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren), dan zul je een wijziging moeten vastleggen in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Ook moet je ervoor zorgen dat het feitelijk mogelijk is om nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.

Thuiswerkvergoeding

Veel thuiswerkende werknemers en werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding die door bleef lopen, ervaren of ingezet als een soort thuiswerkvergoeding 

(waarmee de werknemers feitelijk de kosten van gas, water, licht en kleine consumpties konden compenseren). Wil je de werknemers dus vanaf januari blijven compenseren voor kosten van gas, water en licht en kleine consumpties als koffie en thee, dan zul je ook aanvullende afspraken over een thuiswerkvergoeding moeten vastleggen.

Lease-auto inleveren?

Sommige werknemers hebben een lease-auto om te gebruiken voor werk en in sommige gevallen ook voor privédoeleinden. Als door de coronacrisis de auto niet meer gebruikt wordt voor werk, kan het innemen van de auto veel kosten besparen. De vraag is of je deze arbeidsvoorwaarde zomaar mag wijzigen. Mag de werknemer de lease auto niet privé gebruiken? Dan kan de werkgever in beginseleisen dat de werknemer de auto inlevert. Is afgesproken dat de werknemer de auto privé wel mag gebruiken? Dan wordt de auto gezien als loon. In dat geval zal de werkgever een compensatie moeten betalen aan de werknemer als hij de auto inneemt.

Terug