Vanaf 1 januari 2022 is er een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van kosten in verband met het thuiswerken. Vind hier 7 veel gestelde vragen.

Foto: Shutterstock

1. Kan ik de reiskostenvergoeding stopzetten vanwege thuiswerken?

Bij losse declaraties maakt de werknemer geen reiskosten als de werknemer thuiswerkt. Hij dient geen declaraties meer in en het is dan ook logisch niets worden vergoed. Maar gaat de werknemer volledig thuiswerken, dan kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding stopzetten (tenzij in de cao iets anders is bepaald).

Tot 1 januari 2022 gold een coulanceregeling voor de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mochten de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen ondanks een gewijzigd reispatroon door de coronamaatregelen. Per 1 januari 2022 gelden nieuwe regels voor de gerichte vrijstelling van de thuiswerkvergoeding. Het is vanaf die datum niet mogelijk om op werkdagen zowel een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer als een reiskostenvergoeding onbelast te betalen.

2. Mag je de onbelaste vaste reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding naast elkaar betalen?

Nee, je kan een thuiswerkvergoeding niet voor dezelfde dag verstrekken als de werknemer ook naar de vaste werkplek reist. Cumulatie met een zakelijke rit, niet zijnde naar de vaste werkplek, is wel mogelijk.

3. Hoe kunnen we de thuiswerkvergoeding en de onbelaste vaste reiskostenvergoeding regelen als werknemers niet op vaste dagen thuis of op kantoor werken?

Dit kan op declaratiebasis waarin de werknemer per maand aangeeft op welke dagen hij heeft gereisd en op welke dagen hij thuis heeft gewerkt.

4. De werknemer werkt toch meer dagen op kantoor dan vooraf afgesproken. Welke gevolgen heeft dit voor de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding?

Incidentele afwijkingen hebben geen gevolgen; zijn de gevolgen structureel, dan moet je de vergoedingen aanpassen.

5. Kan ik de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding in de loop van het jaar aanpassen en wat betekent dit voor de onbelaste vergoeding?

Incidentele afwijkingen hebben geen gevolgen; zijn de gevolgen structureel, dan moet je de vergoedingen aanpassen.

6. Hoe werkt de 128-dagen regel bij de thuiswerkvergoeding en de onbelaste vaste reiskostenvergoeding?

Om een vaste thuiswerkvergoeding en vaste reiskostenvergoeding woning-vaste werkplek te mogen vergoeden, moet de werknemer voldoen aan de zogeheten 128 dagenregeling. Dat houdt in dat de werknemer in het kalenderjaar op ten minste 128 dagen reist en/of thuiswerkt. Is dat het geval, dan mag je voor de berekening van de vaste vergoedingen uitgaan van de vooronderstelling dat er 214 dagen in een kalenderjaar thuis wordt gewerkt en/of gereisd. Daarbij moet wel een pro rata worden toegepast. Dus als de werknemer bijvoorbeeld 3 dagen per week reist naar de vaste werkplek, dan wordt de uitkomst vermenigvuldigd met 3/5.

7. In onze sector reizen medewerkers met elkaar in één voertuig naar de werklocatie. Welke regels gelden tijdens dit reizen?

Als de overheid adviseert om bij personenvervoer een mondkapje te dragen en de richtlijnen van het RIVM te volgen om 1,5 meter afstand te houden van personen die niet tot een huishouden behoren, dan raden we af met een of meerdere collega’s in één werkbus te zitten. Een werkgever mag dat in deze situatie ook niet van zijn werknemers vragen. Overweeg daarom andere opties, bijvoorbeeld allemaal in een aparte auto, één met de werkbus en de anderen met een scooter of met een (elektrische) fiets.

Bedrijven kunnen tot € 4.000,- boete krijgen als ze zich niet aan de regels houden.