1. Hoe ver gaat de informatieplicht van een werkgever over het vervallen van wettelijke vakantiedagen?
Het opnemen van de vakantiedagen is in principe de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft echter bepaald dat als de werkgever de werknemer niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld de vakantiedagen op te nemen, de vakantiedagen van de werknemer niet komen te vervallen. Dat niet in staat stellen gebeurt door de werknemer niet te informeren over de gevolgen van het niet tijdig opnemen van de vakantiedagen. Het informeren moet op nauwkeurige wijze en tijdig gebeuren.
Het is aan de werkgever om aan te tonen dat aan deze informatieplicht is voldaan. In de wet en rechtspraak is niet uitgemaakt wanneer nou precies aan deze verplichting wordt voldaan. Maar wel duidelijk is dat een enkele waarschuwing onvoldoende is. Van belang is dat je de werknemer herhaaldelijk schriftelijk informeert en wijst op het verval van de wettelijke vakantiedagen bij niet tijdige opname daarvan.
Informeer daarom alle (individuele) werknemers in ieder geval eenmaal per jaar schriftelijk over:
- hoeveel (wettelijke) vakantiedagen de werknemer nog heeft;
- dat de werknemer die vakantiedagen voor 1 juli van het volgende jaar moet opnemen; en
- dat bij gebreke daarvan deze dagen komen te vervallen.
Zorg dat je als HR hiervoor een systeem hebt. Ook kan je eventuele verzoeken om vakantieplanningen en reminders opnemen in het personeelsdossier. Verder zou je ook nog kunnen werken met een reminder via intranet.
Voldoe je niet aan deze informatieplicht dan leidt dat ertoe de wettelijke vakantiedagen niet komen te vervallen en ook niet zullen verjaren. En dat kan weer tot enorme verlofstuwmeren leiden.
2. Mag je werknemers ook meer vakantiedagen geven dan dat er in een cao is afgesproken?
Dit hangt ervan af of sprake is van een minimum-cao of een standaard-cao. (In iedere cao staat beschreven wat het karakter van de cao is, vaak in een van de eerste artikelen al.)
Bij een minimum-cao zijn de hierin opgenomen afspraken de ondergrens van wat een werkgever een werknemer mag bieden. Hiervan mag worden afgeweken, maar alleen ten gunste van de werknemer. Indien sprake is van een minimum-cao mag je de werknemer meer vakantiedagen geven dan is afgesproken in de cao.
Bij een standaard-cao zijn de hierin opgenomen afspraken zijn standaardafspraken en daarvan niet mag niet worden afgeweken, ook niet in positieve zin. Dan mag je de werknemer dus niet meer vakantiedagen geven.
3. Aan welke rechten en plichten ben je gebonden als je ‘onbeperkte vakantiedagen’ wilt toepassen als werkgever?
Het is belangrijk om vast te leggen hoe je als werkgever omgaat met de ‘onbeperkte vakantiedagen’. Hou er rekening mee dat voor het opstellen of wijzigen van de vakantieregeling instemming van de ondernemingsraad nodig is.
Verder is het van belang dat je er als werkgever op toe ziet dat werknemers in ieder geval hun wettelijke vakantiedagen jaarlijks krijgen. Werknemers moeten namelijk voldoende rust krijgen om te herstellen van de inspanningen van het werk. Het kan daarom verstandig zijn om te werken met een minimumaantal vakantiedagen. Daarbij kun je aansluiting zoeken bij het wettelijk minimum; 20 bij fulltime dienstverband.
Er bestaat een risico dat werknemers te veel vakantiedagen gaan opnemen en dat er misbruik wordt gemaakt van de regeling. Hou er rekening mee dat hier lastig op te handhaven valt door het hanteren van onbeperkte vakantiedagen.
Let op:
- In alle gevallen blijft het wettelijk kader natuurlijk de ondergrens.
- De meeste cao’s bevatten uitgebreide regels over vakantie en verlof. Indien een cao van toepassing is waarin afspraken zijn gemaakt over bijvoorbeeld het aantal vakantiedagen en de wijze van opname, dan mogen de afspraken die je met de werknemers maakt daarmee niet in strijd komen.
4. Mag een werkgever verplichte vrije dagen aanwijzen?
De hoofdregel is dat een werkgever de vakantie van zijn werknemers moet vaststellen volgens de wensen van werknemer. Een werkgever kan werknemers in beginsel niet verplichten zijn of haar vakantiedagen op te nemen.
Daarnaast mag je als werkgever ieder jaar een aantal verplichte vrije dagen aanwijzen als dit is overeengekomen in de cao of de arbeidsovereenkomst. Dit kan ook zijn vastgelegd in een personeelsreglement, bijvoorbeeld in een vakantieregeling, maar die moet dan wel zijn geïncorporeerd in de arbeidsovereenkomst. Voor het opstellen of wijzigen van een vakantieregeling is instemming van de ondernemingsraad vereist.
Er is geen wettelijk maximum voor aan het aantal verplichte vrije dagen dat de werkgever mag aanwijzen. Maar in de cao kan er wel een maximumaantal zijn bepaald of andere voorwaarden zijn gesteld.
Als je verplichte vrije dagen aanwijst, is het van belang dat je op tijd kenbaar maakt om welke dagen het gaat. Hierbij gaat het erom dat de werkgever de werknemers voldoende gelegenheid moet geven om zich op de vakantie voor te bereiden.
5. Neemt een werknemer vakantiedagen mee als deze van een moederbedrijf overstapt naar het dochterbedrijf (of andersom) met behoud van de functie?
Een werknemer die bij het einde van de arbeidsovereenkomst nog aanspraak heeft op vakantie, heeft recht op uitbetaling van deze vakantiedagen. Als werkgever ben je verplicht de werknemer – op diens verzoek – een verklaring mee te geven waarin de niet opgenomen vakantiedagen staan vermeld.
Als de werknemer een nieuwe arbeidsovereenkomst aangaat, in dit geval met het dochterbedrijf, heeft hij tegenover de nieuwe werkgever aanspraak op de bij zijn vorige werkgever niet opgenomen vakantiedagen. De werknemer kan dus aanspraak maken op het genieten van de nog bij zijn vorige werkgever verdiende vakantie. Uiteraard is de nieuwe werkgever niet gehouden over die periode het loon te betalen; deze dagen zijn door de vorige werkgever immers al uitbetaald.
Voor de bovenwettelijke vakantiedagen kunnen hiervoor afwijkende afspraken worden gemaakt.
6. Wat als werknemer ziek is tijdens de opname van (betaald) ouderschapsverlof, kan de werknemer dan het betaalde verlof alsnog op een ander moment inzetten?
Als een werknemer ouderschapsverlof opneemt, dan moet hij vooraf met zijn werkgever afspreken hoelang hij ouderschapsverlof wil opnemen.
Als de werknemer ziek wordt, dan loopt het (betaalde) ouderschapsverlof in principe gewoon door.
Is een werknemer langdurig ziek, dan kan de werknemer het ouderschapsverlof onderbreken. De werknemer kan dan de werkgever wegens onvoorziene omstandigheden verzoeken het ouderschapsverlof voortijdig te beëindigen. De werkgever moet dat toestaan, tenzij het onderbreken van het verlof het bedrijf ernstig in de problemen brengt. In dat geval behoudt de werknemer het resterende deel van zijn reeds afgesproken, maar nog niet opgenomen verlof alsmede het resterende deel van het verlof waar hij nog geen afspraken over heeft gemaakt.
In geval van betaald ouderschapsverlof hoef je deze wijziging in de opname van het verlof niet door te geven aan UWV.
7. Ben je als werkgever verplicht om werknemers te informeren over betaald ouderschapsverlof?
Er is geen wettelijke verplichting om de werknemers te informeren over de mogelijkheid tot het opnemen van betaald ouderschapsverlof, maar op grond van het goed werkgeverschap is dit wel zo netjes om te doen.
8. Moet je bij arbeidsongeschiktheid re-integreren tot je oorspronkelijke arbeidsomvang of tot het aantal uren minus het ouderschapsverlof?
Het uitgangspunt is dat het opnemen van verlof de re-integratie niet mag schaden. De omvang van het dienstverband zonder verlof is bepalend voor het doel van de re-integratie. Dit geldt ook als de werknemer op de eerste ziektedag al gebruik maakt van een verlofregeling. Maar niet als dit verlof doorloopt na de re-integratieperiode van 104 weken.
Fotobron: Shutterstock